KJT Hockey jäsenrekisteri siirtyy myClubiin

2.5.2022

myClub

 

KJT Hockey on ottanut kuluvan kauden alusta käyttöön myClub seurajärjestelmän. myClubin käyttöönotto vie seuran toimintaa eteenpäin ja tehostaa toimintoja niin seuran tasolla kuin joukkueissakin. myClub parantaa seuran jäsenrekisterin ylläpitoa, parantaa tietosuojalain vaatimia toimintoja, helpottaa joukkueiden toimihenkilöiden arkea ja tuo lisää tehokkuutta joukkueiden talouden seurantaan ja viestintämahdollisuuksiin. Aikaisemmin käytössä olleet, usean eri järjestelmän kombinaatiot, korvautuvat lähes kokonaan myClubilla.

myClubin käyttöönotto aloitettiin pilottivaiheella jo viime kauden puolella. U11 joukkue otti myClubin käyttöön ja joukkueen kokemusten avulla myClubin lanseerausta valmisteltiin huolella. Lanseerauksen yhteydessä on keskitytty pääsääntöisesti joukkueiden toimihenkilöiden käyttökoulutuksiin, joita ovat pitäneet myClubin henkilöstö ja seuran toiminnanjohtaja. Samalla seuran jäsenistö on kutsuttu rekisteröitymään myClubiin. Tätä kirjoitettaessa lähes koko seura on jo rekisteröitynyt ja joukkueet voivat käyttää myClubia täysipainoisesti toimintojensa tukemiseen.

Yhdistyksillä on velvollisuus pitää jäsenrekisteriä jäsenistään. myClub onkin ensisijaisesti jäsenrekisteriohjelmisto, jonka yhteyteen on rakennettu viestintää, rahaliikennettä ja tapahtumia varten omia toimintojaan. Näiden toimintojen tehokkuus perustuu loppukädessä kuitenkin siihen, että seuran jäsenistön tiedot löytyvät järjestelmästä. Sen takia seuran tehtävä on nyt ja jatkossa pitää jäsenrekisteri ajan tasalla. Tämä tarkoittaa sitä, että uudet pelaajat saavat kutsun rekisteröityä heti, kun liittyvät toimintaan ja siirtyvät tai lopettavat pelaajat siirretään pois järjestelmästä. Tietosuojalain perusteella yhdistyksestä eronneen henkilön tietoja ei saa säilyttää vaan ne pitää poistaa tietyn ajan kuluessa. KJT:ssa em. henkilön tiedot poistuvat järjestelmästä automaattisesti kuuden kuukauden kuluessa.

Opettelemme kaikki myClubin käyttöä seuraavat kuukaudet. Tarkoitus on, että myClub tuo helpotusta seuran ja joukkueiden toimihenkilöiden arkeen heti varsinaisen jääkauden alettua elokuussa. Samalla järjestelmän käyttö alkaa näkyä myös vanhempien/pelaajien arjessa erityisesti tapahtumahallinnassa mutta myös viestinnän, rahaliikenteen ja vaikka verkkokaupan käytössä. myClub tuo jatkossa yhtenäisyyttä käytäntöihin ja helpottaa meidän kaikkien toimintaa jääkiekon parissa.

Jussi Särkkä 

KJT Toiminnanjohtaja